Avitec Infra

De uitdaging

Avitec groeit, en groei betekent administratie. Intern bleef de stap van urenregistratie naar de salarisverwerking handwerk; eerdere consultants kregen die koppeling niet rond. Daarnaast vraagt de laadpaaldienst die Avitec voor klanten verzorgt steeds meer aandacht: hoe meer laadpalen ze plaatsen en beheren, hoe meer overzichten, verrekeningen en facturen daar met de hand omheen gaan.

Onze aanpak

Na een inventarisatie van de werkwijzen en de systemen automatiseerden we het tijdrovende handwerk, zowel in hun eigen salarisadministratie als rond de laadpaaldienst voor klanten, met op de belangrijke momenten altijd een controle door een medewerker.

Hun eigen salarisadministratie

• Urenregistratie gekoppeld aan de salarisverwerking, met een seintje naar medewerker en uitvoerder zodra er uren ontbreken
• Salarismutaties die na een afwijkingencheck automatisch worden aangemaakt

De laadpaaldienst voor hun klanten

• Managementdashboards waarop klanten per locatie zien hoeveel hun laadpalen gebruikt worden en of uitbreiding nodig is
• Automatische mailings naar de medewerkers van klanten met hun eigen laadsessies
• Overzichten richting de salarisadministratie van de klant voor het verrekenen van de laadsessies
• Een laadpasportaal waarop medewerkers zelf hun pas aanmelden voor het gereduceerde tarief
• Automatische facturering naar de opdrachtgevers

Het resultaat

Intern loopt de salarisverwerking nu vrijwel vanzelf, en de laadpaaldienst kan groeien zonder dat de administratie meegroeit. Avitec houdt grip op de uitzonderingen, de routine draait op de achtergrond door.

Het opstellen van medewerkeroverzichten en verkoopfacturen kostte dagen. Nu is er geen omkijken meer naar.