De voordelen en nadelen van dashboarding in Excel

De voordelen en nadelen van dashboarding in Excel

Door: Max Steg

14 februari 2023

MKB-ondernemers staan vandaag de dag steeds vaker stil bij de hoeveelheid data waarover ze beschikken en de mogelijkheden die dit biedt. Het is van groot belang om inzicht te hebben in de status van het bedrijf, zoals bijvoorbeeld hoe het gaat met marketing, sales en de supply chain. Het visualiseren van data maakt het makkelijker om gegevens snel te begrijpen en uit te leggen aan anderen. Veel MKB-ondernemers maken hierbij gebruik van Excel, maar dit heeft zowel voordelen als nadelen.

Voordelen van Dashboarding in Excel

Een groot voordeel van dashboarding in Excel is de bekendheid van het programma. Veel mensen maken al jaren gebruik van Excel. Naar schatting maken jaarlijks meer dan 750 miljoen mensen wereldwijd er gebruik van. De meeste gebruikers zijn in staat om zelf eenvoudige grafieken en visualisaties te maken. Daardoor is het gebruik van Excel om een eenvoudig dashboard te maken laagdrempelig. Bovendien is Excel een uitgebreid programma met veel mogelijkheden tot het analyseren van gegevens.

In de zakelijke wereld zijn veel professionals actief die hun werk hoofdzakelijk in Excel verrichten. Een reden daarvoor is dat Excel een betaalbare oplossing is, ook voor MKB-organisaties. De meeste bedrijven hebben namelijk al Microsoft 365 (voorheen Office 365) licenties, waar Excel bij inbegrepen zit. Voor eenvoudige analyses en datavisualisaties kan het investeren in real-time dashboards daarom overdaad zijn. Excel biedt in zulke gevallen een perfecte oplossing zonder dat er veel kosten aan verbonden zijn. Bijvoorbeeld om grafieken te maken voor een presentatie of om een jaarrapport mee te verrijken.

Omdat de meeste mensen een licentie voor Excel hebben en het geïnstalleerd hebben is het daardoor ook eenvoudig om een gemaakte spreadsheet te delen met collega’s. Zij kunnen hier vervolgens op voortbouwen.

Nadelen van Dashboarding in Excel

Ondanks deze pluspunten is het niet zo dat dashboarding in Excel alleen maar voordelen biedt. Er zijn ook meerdere nadelen aan het gebruik van Excel voor het maken van dashboards verbonden. Het is niet voor niets dat steeds meer bedrijven overstappen naar dashboard oplossingen zoals Microsoft Power BI, Google Looker Studio of Tableau.

Want in de huidige economie zijn beslissingen steeds complexer en dienen ze steeds sneller genomen te worden. Bij het maken van een beslissing dient ook met steeds meer factoren rekening gehouden te worden. Dergelijke vraagstukken kunnen het hoofd worden geboden door gebruik te maken van de groeiende hoeveelheid data waarover bedrijven beschikken.

Hierdoor komen direct twee nadelen van Excel aan het licht. Ten eerste het verzamelen en importeren van data uit meerdere bronnen is complex binnen Excel. Bijvoorbeeld data uit je marketing tools, ERP-systeem, boekhoudsysteem of overige databases. Het is niet, of met ingewikkelde omwegen, mogelijk om deze databronnen te koppelen met je Excelsheet. Het vervolgens real-time updaten van deze data en visualisaties, waardoor je op actuele inzichten kan sturen, is nog veel lastiger en onhandiger in Excel.

Dat in tegenstelling tot dashboard software, zoals Microsoft Power BI. In combinatie met een datawarehouse is het met zulke software mogelijk om real-time dashboards te maken met data uit vele gegevensbronnen. Daarbij kunnen deze verbindingen ook beveiligd tot stand worden gebracht en de toegangsrechten tot de data per persoon of afdeling worden afgestemd.

Een ander nadeel van dashboarding in Excel is het delen van gemaakte dashboards. Hoewel het eenvoudig is om een spreadsheet op te sturen, bijvoorbeeld per mail aan een collega, is het in Excel niet mogelijk om daarbij gekoppelde gegevensbronnen, veilig, mee te sturen. In dashboarding software is het net zo eenvoudig als met Excel om dashboards te delen met collega’s. Maar je blijft hierbij wel in controle over de gekoppelde gegevensbronnen. Je kan hierdoor bijvoorbeeld voorkomen dat collega’s of derden data op individueel persoonsniveau kunnen inzien of rechtstreekse toegang tot de gegevensbronnen krijgen. Maar tegelijkertijd kan je deze collega’s wel voorzien van real-time visualisaties. In plaats van elke dag een spreadsheet op te sturen hoef je hierdoor maar eenmalig een dashboard aan te maken en te delen.

Andere nadelen van Excel zijn de beperkte samenwerkingsmogelijkheden om tegelijkertijd aan rapportages te werken en de gelimiteerde analysemogelijkheden. De meeste dashboarding software heeft een ruimer aanbod aan visualisatiemogelijkheden en betere ingebouwde integraties voor het toepassen van Machine Learning.

Kortom: wanneer je als MKB-bedrijf op een professionele manier met dashboarding aan de slag wil, is Excel niet de beste keuze. Ondanks dat Excel veel gebruikt wordt, heeft het beperkte mogelijkheden voor visualisaties, real-time databronnen koppelen, beveiliging en samenwerking. Wanneer je als organisatie datagedreven wil gaan werken is het gebruikmaken van toegespitste dashboarding software, zoals Microsoft Power BI, een geschikte keuze.

Het beste dashboard software alternatief voor Excel

Er bestaan meerdere software oplossingen om dashboards in te maken. Hieruit is geen beste oplossing te kiezen zonder meer te weten over de wensen en behoeften. Bekende dashboard software aanbieders zijn bijvoorbeeld: Tableau, Looker Studio, Power BI en Qlik. Looker Studio is gratis en biedt een ruim aanbod aan integratiemogelijkheden. Maar om meer controle te krijgen op wie toegang heeft tot welke dashboards en deze eenvoudig op organisatieniveau te beheren is Looker Studio Pro benodigd. Hiervoor biedt Google prijzen op maat aan door middel van een aan te vragen offerte. Over het algemeen is Power BI van Microsoft een goede en betaalbare oplossing voor zowel kleine als grote organisaties. Dit komt door de verschillende prijsplannen die ze aanbieden, het betalen per gebruiker en de ruime mogelijkheden tot het op organisatieniveau beheren van gebruikersrechten.

Vaak wordt gedacht dat het implementeren van dashboarding software een erg kostbare aangelegenheid is. Door vooraf goed na te denken over welke eisen je stelt aan je dashboards, hoeft dit niet zo te zijn. We helpen je daar graag bij. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende indruk van de kosten en mogelijkheden van professionele data dashboarding in jouw organisatie.

Zullen we kennismaken?

Ik vertel graag hoe we jou kunnen helpen met data,
dashboards en datagedreven werken.

Foto van Max Steg

Max Steg

Oprichter FRISCON

Recente blogs