In onze ervaring zijn er geen bedrijven die hun data niet inzichtelijk en overzichtelijk willen hebben, bijvoorbeeld in een Power BI dashboard. Met daarvan uitgezonderd de bedrijven waarmee het niet goed gaat en ze dat (nog) niet onder ogen willen zien.
Na een aantal voorbeelden te hebben laten zien is een van de eerste vragen die wij vaak horen: “Wat kost het om een Power BI dashboard te laten bouwen of ontwikkelen?” Bedrijven zijn vaak erg enthousiast over de mogelijkheden en de toegevoegde waarde van een dashboard, maar vragen zich af hoeveel het kost.
Op deze manier kunnen ze hun Return On Investment (ROI) duidelijk krijgen of weten of een dergelijke investering in hun budget past. Vaak wordt er geheimzinnig gedaan over de kosten, of “het hangt van vele factoren af.” Het klopt dat de prijs van een Power BI dashboard afhankelijk is van meerdere aspecten. In dit blog leggen we je uit van welke aspecten de prijs van een dashboard afhangt en aan welke investering je dan mag denken.
Is een Power BI dashboard laten ontwikkelen de juiste keuze?
Een Power BI dashboard of rapportage op maat laten ontwikkelen kan, afhankelijk van je wensen, enkele duizenden euro’s kosten. Wanneer je budget maar enkele honderden euro’s is dan is het laten bouwen van een kwalitatief Power BI dashboard geen goede keuze voor jou. In dat geval kan je kijken of de softwareprogramma’s die je gebruikt al standaard opties aanbieden of proberen zelf iets te bouwen.
Eerder schreven we al over wat datagedreven werken is en welke voordelen het kan bieden. Wanneer je enkele duizenden euro’s budget beschikbaar hebt én de meerwaarde inziet van real-time dashboards kan het laten ontwikkelen van een Power BI dashboard de juiste keuze zijn.
Factoren die de ontwikkeling van een Power BI dashboard beïnvloeden
Dashboards in Power BI bestaan in alle soorten en maten: van hele eenvoudige dashboards met één tabblad tot complexe dashboards met AI-verrijkte inzichten. De kosten hangen daarom ook van meerdere factoren af. Hieronder beschrijven we welke factoren dit zijn en maken we middels voorbeeldscenario's duidelijk hoe deze de investering beïnvloeden.
Koppelingen met je data
Om een real-time dashboard te kunnen bouwen met grafieken en inzichten op basis van jouw data zal deze data eerst moeten worden opgehaald. Dit kan op meerdere manieren. In de meeste gevallen kan er een koppeling met jouw softwaretools gemaakt worden.
Gebruik je moderne software? Dan stelt je softwareleverancier vaak een zogeheten API-koppeling beschikbaar. Met oudere software moet vaak op een alternatieve manier gekoppeld worden, bijvoorbeeld door data direct uit een database te halen. Het koppelen met een API is meestal gemakkelijker, en dus goedkoper, dan koppelen op alternatieve manieren.
Het kan ook zijn dat je je data bijhoudt in een Excelbestand. Ook al raden we dit af omdat het foutgevoelig is en veel tijd kost, is het koppelen met Excel wel eenvoudig en daarmee goedkoop.
Directe koppeling vs. Datawarehouse
In veel gevallen is het laten ontwikkelen van een datawarehouse de beste optie. In dit blog leggen we precies uit wanneer je wel of niet een datawarehouse nodig hebt. Kort gezegd komt het erop neer dat je een datawarehouse nodig hebt wanneer:
de organisatie drie of meer databronnen heeft (e.g. 2 softwaretools, zoals Exact en Shopify, en een Excelsheet)
de softwaretools historische data niet goed bijhouden
schaalbaar en breder in de organisatie aan de slag wil met datagedreven werken
veel data opgeschoond en gestructureerd moet worden
je data uit meerdere bronnen wil combineren.
Hoewel het laten bouwen van een datawarehouse een investering is, verlaagt het de kosten van je Power BI dashboards aanzienlijk. Dit komt omdat een datawarehouse jouw data al uit je databronnen ophaalt, opschoont en structureert. Deze stappen hoeven vervolgens niet meer in Power BI plaats te vinden.
Complexiteit van de gegevens
De ene databron is de andere niet. Wanneer jouw data complex is en abstract wordt aangeleverd, kost het meer tijd om hierin structuur aan te brengen en deze data te analyseren.
Omvang van het Power BI dashboard
Een dashboard in Power BI kan bestaan uit een enkele grafiek, maar kan ook tien tabbladen hebben met elk tien grafieken en analyses. Het maken van analyses en visualisaties kost tijd en verhoogt daarmee de investering. Het is wel zo dat wanneer de data eenmaal op orde is (c.q. gestructureerd en opgeschoond), het toevoegen van nieuwe visualisaties en analyses relatief eenvoudig is.
Kosten van een Power BI dashboard
Maar hoeveel kost het ontwikkelen van een Power BI dashboard dan? Hoewel het antwoord op deze vraag dus afhankelijk is van meerdere variabelen proberen we je een duidelijke indicatie te geven door meerdere voorbeeldscenario’s te schetsen.
Basis dashboard (1 dashboard, 1 databron)
Stel je wil meer inzicht in je verkooporders. Bijvoorbeeld je omzet, welke producten je hebt verkocht en aan welke klanten. Het systeem dat je hiervoor gebruikt heeft hiervoor onvoldoende mogelijkheden en je wil daarom een Power BI dashboard.
We maken een dashboard voor je waarin we direct koppelen met jouw systeem, zonder datawarehouse. We voegen drie tabbladen toe en in totaal ongeveer vijftien inzichten. Voordat we deze inzichten kunnen maken zullen we een aantal opschoningen moeten doen. Bijvoorbeeld postcodes gelijktrekken (1234 AA gelijkmaken aan 1234aa of 1234AA) of zorgen dat alle data de juiste eenheid heeft.
Dit dashboard kost dan ongeveer drie- tot vierduizend euro om te laten bouwen. Wanneer de data complex gestructureerd is en bijvoorbeeld verstopt zit in een database kan dit duurder zijn (ca. 4000-4500 euro). Anderzijds kunnen de kosten onder de drieduizend euro uitvallen, wanneer het door jouw gebruikte programma een goede API-koppeling beschikbaar stelt.
Meerdere dashboards en databronnen (2 dashboards, 3 databronnen)
Wil je naast de verkooporders ook nog inzicht in je retouren en voorraaddata? Dan is dat ook mogelijk. In dit voorbeeldscenario houd je retouren bij in een Excelbestand. Dat is voor ons makkelijk te koppelen. Je voorraden houd je bij in een ander systeem dan de verkooporders, een voorraadsysteem. Hiermee koppelen we middels een API.
De retouren voegen we toe aan het verkooporderdashboard. Dat komt hiermee uit op twintig visualisaties. We analyseren bijvoorbeeld welke producten veel geretourneerd worden, waarom en door welke klanten.
Voor het analyseren van de voorraad maken we een dashboard met twee tabbladen. Hierin analyseren we welke producten je op voorraad hebt, hoeveel je voorraad waard is volgens het FIFO-waarderingsmechanisme en het verloop van je voorraad.
Het kost ongeveer 6.500 euro om deze twee dashboards met de drie databronnen te laten bouwen. In plaats van directe koppelingen kan je in deze situatie ervoor kiezen een datawarehouse te laten bouwen. Een datawarehouse en deze twee dashboards kost ongeveer 7.000 tot 7.500 euro. Daarmee ben je op korte termijn iets duurder uit.
Bij het (later) toevoegen van meer dashboards of inzichten of het maken van aanpassingen verdien je dit verschil direct terug. Daarnaast is de kwaliteit van je data ook beter gewaarborgd.
Datawarehouse, twee dashboards en meerdere databronnen (2 dashboards, 3 databronnen)
In dit scenario koppelen we met webshopsoftware. Hierin word je voorraad, verkooporders en klantdata bijgehouden. Daarnaast halen we financiële data uit je boekhoudpakket om zo inzicht te krijgen in je kosten en omzet. Ook koppelen we een marketingtool om zo het gedrag van je klanten in kaart te brengen.
We laden deze data in een datawarehouse in. Hierdoor kunnen we historische data bijhouden en data uit meerdere bronnen op elkaar afstemmen. Bijvoorbeeld door verkooporders in het datawarehouse te koppelen aan betalingen in je boekhoudpakket of marketingdata aan terugbetalingen (“welke typen bezoekers leiden tot veel retouren?”).
In twee uitgebreide dashboards krijg je inzicht in je KPI’s, omzetverloop en orders. Maar ook in uitgebreidere analyses, zoals voorraadanalyses. Wat is de omlooptijd van je voorraad en wanneer moet je welke producten weer bestellen? Middels historische data kunnen we seizoenspatronen vaststellen in je verkooporders en voorspellingen doen. Marketingdata geeft vroegtijdig inzicht in een aankomende piek in bestellingen.
Ondanks dat het hier nog steeds gaat om twee dashboards, drie databronnen en een datawarehouse zal dit scenario ongeveer 9.000 euro tot 12.000 euro kosten.
Waar moet ik op letten bij het laten ontwikkelen van een Power BI dashboard?
Een kwalitatief dashboard geeft je veel inzicht in je organisatie en daarmee rust. Zodra je inzicht hebt in je data ben je in staat je processen te optimaliseren. Dit leidt tot tijd- en kostenbesparing. Het vergt wel een investering vooraf. Pas dit niet binnen je budget of gebruik je maar één tool, waarin alle data al heel goed inzichtelijk is, dan is het niet nodig om een dashboard te laten bouwen.
Je kan ook eerst zelf proberen iets te maken. Als hierover intern onvoldoende kennis aanwezig is, is dit vaak erg tijdrovend of is het resultaat onoverzichtelijk. Desondanks lukt het sommige bedrijven om zelfstandig mooie resultaten te bereiken. In deze blogpost geven we uitleg over wat KPI-dashboards zijn, maar ook waarop je moet letten bij het bouwen ervan en welke gratis tools er beschikbaar zijn om dit te doen. Maak je nu grafieken en rapportages in Excel en wil je dit in Power BI gaan doen? Dan hebben we hier uitgelegd hoe je dit in 5 stappen zelfstandig doet en waar je op moet letten. Het niet meer hoeven importeren van data in Excel scheelt je elke week veel tijd.
Conclusie
In dit blog hebben we je inzicht gegeven in welke kosten je ongeveer kan verwachten bij het laten ontwikkelen van dashboards in Power BI. Wil je meer informatie over de mogelijkheden of de kosten voor jouw project? Neem dan contact op. Middels één vrijblijvend gesprek kunnen we de te verwachten investering voor jouw wensen in kaart brengen.