Veel ondernemers en managers vinden het bijhouden van hun cijfers belangrijk. In kaart brengen hoe teams presteren, of het goed gaat met de sales en bijhouden hoe het gaat met het behalen van gestelde doelen. Een KPI dashboard kan in al deze zaken voorzien. Maar wat zijn KPI’s? We leggen de betekenis uit, maar we bespreken ook de voordelen van KPI dashboards en hoe ze ondernemers en managers helpen bij hun werk.
Wat is een KPI?
KPI staat voor kritieke prestatie-indicator. Een KPI is een meetbare maatstaf voor de prestatie van een proces, persoon, team of organisatie. De betekenis is hetzelfde als de Engelse term key performance indicator. Vaak wordt een KPI uitgedrukt in een getal of percentage. Ook is het gangbaar om prestaties weer te geven in grafieken.
Bij het opstellen van KPI’s wordt vaak gewerkt met het SMART-principe. Dit houdt in dat een KPI Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realiseerbaar en Tijdsgebonden moet zijn. Enkel dit principe is echter niet genoeg. Een goede KPI is in lijn met de bedrijfsstrategie. Ook helpt het als het gestelde doel aanmoedigend is voor medewerkers.
Als de doelstelling motiverend is, wordt het vaker en vaak ook sneller gehaald. Daarnaast is een responsieve KPI goed: naast dat het meetbaar is, moet de impact van medewerkers zichtbaar zijn. Als je ziet dat je invloed hebt op het behalen van een doel ben je namelijk ook meer gedreven dit daadwerkelijk te doen. Ten slotte is een goede KPI transparant. Het moet begrijpelijk zijn en je moet iedereen toegang geven tot de berekeningen. Dit maakt een KPI betrouwbaar.
KPI’s overzichtelijk houden
Het bijhouden van KPI’s is voor veel ondernemers en managers belangrijk. Een gevaar ontstaat wanneer er veel KPI’s worden opgesteld: dan raakt het overzicht verloren. Binnen veel bedrijven worden de visualisaties en berekeningen voor KPI’s in Excel gemaakt. Dit doen bedrijven omdat ze vaak al in bezit zijn van Excel en omdat het programma eenvoudig te begrijpen is. Maar Excel is hier geen goede oplossing voor, want de data moet uit verschillende bronnen handmatig worden gekopieerd. Deze manier is foutgevoelig. Daarnaast kost het delen van Excel bestanden veel tijd. Het maken van dashboards in Excel heeft dus veel nadelen.
De oplossing is om KPI dashboards te maken in een Business Intelligence tool, zoals Microsoft Power BI. KPI dashboards zijn een verzameling aan visualisaties, zoals grafieken, welke real-time worden bijgewerkt en weergegeven. In een KPI dashboard wordt inzichtelijk gemaakt welke doelstellingen er gesteld zijn en in hoeverre deze doelen al behaald zijn.
Voordelen van KPI dashboards
Het gebruik van KPI dashboards biedt meerdere voordelen voor bedrijven. Het belangrijkste voordeel is dat het gemakkelijker wordt om de prestaties real-time te volgen en daardoor tijdig bij te sturen. Doordat de reeds gerealiseerde prestaties en doelstellingen centraal in een dashboard staan zijn deze ook breder beschikbaar te maken in de organisatie. Op deze manier heeft iedereen voor ogen welke doelstellingen er gesteld zijn en kunnen inzichten gedeeld worden.
Het gebruik van KPI dashboards verhoogt ook de transparantie van een organisatie. Door de prestatie-indicatoren eenduidig weer te geven kunnen gebruikers en stakeholders de algehele voortgang van de KPI’s volgen. Ook hebben de dashboards een positieve invloed op de productiviteit. Zo helpen ze bijvoorbeeld je medewerkers door de relevante KPI’s te groeperen op één plaats. Hierdoor kan er snel bepaald worden waar er aandacht vereist is.
Hoe maak je KPI dashboards
Om je KPI’s weer te kunnen geven in een dashboard zijn er een aantal zaken waarvoor gezorgd moet worden. De eerste stap is het verzamelen en gestructureerd opslaan van de benodigde gegevens. Om ervoor te zorgen dat je inzichten actueel blijven moeten de gegevens regelmatig worden bijgewerkt. Dit kan bijvoorbeeld bereikt worden door het proces voor het verzamelen van je data te automatiseren. Je kunt een directe koppeling opzetten met bronsystemen, zoals Lightspeed of Shopify. Maar hiermee heb je alleen inzicht in de huidige stand van zaken. Om ook rekening te houden met historische gegevens kun je een datawarehouse (DWH) opzetten. Met een DWH sla je twee vliegen in één klap: je verzamelt data uit verschillende bronnen op één plek maar je kunt ook analyses uitvoeren op historische data.
Wanneer dit op orde is, kunnen er visualisaties gecreëerd worden in een BI tool, zoals Power BI. Voor deze visualisaties is het van belang om de juiste soort visualisatie te kiezen. Denk hierbij aan een tabel, staafdiagram, lijngrafiek of bijvoorbeeld een kaart: voor ieder type data en KPI kan een andere visualisatie een betere weergave zijn. Doordat je visualisaties rechtstreeks gekoppeld zijn aan een databron worden ze automatisch geüpdatet.
Wat betreft het ontwerp van je dashboards is het belangrijk om dit eenvoudig te houden. Hierdoor blijft het dashboard overzichtelijk en is het duidelijk wat de belangrijkste inzichten zijn. Je kunt wel bijvoorbeeld de huisstijl van je organisatie in het ontwerp verwerken.
Tip: gebruik nooit cirkeldiagrammen. Deze type visualisatie is vaak lastig af te lezen want wij als mensen kunnen slecht het verschil in grootte van de vlakken onderscheiden.
Welke tools zijn geschikt voor KPI dashboards?
Er zijn verschillende tools beschikbaar om KPI dashboards te maken. Hieronder zijn enkele voorbeelden van tools waarmee het mogelijk is om interactieve dashboards te maken en gegevens real-time bij te werken.
Microsoft Power BI: Power BI is een betaalde tool waarmee gebruikers gegevens kunnen visualiseren en analyseren. Met Power BI kunnen gebruikers gegevens uit verschillende bronnen koppelen en deze op een visueel aantrekkelijke manier presenteren.
Looker Studio: voorheen Google Data Studio, is een gratis tool van Google waarmee gebruikers gegevens kunnen visualiseren en rapporten kunnen maken. Het biedt standaard integraties met verschillende gegevensbronnen, zoals Google Analytics.
Tableau: Tableau is betaald en biedt de mogelijkheid om gegevens te visualiseren en analyseren. Ook heeft deze tool integraties met verschillende gegevensbronnen. Daarnaast is er de mogelijkheid om gegevens te analyseren met behulp van geavanceerde statistische functies.
Het is belangrijk om vooraf te bepalen welke tool het beste past bij de behoeften van de organisatie. Kies een tool die de gewenste visualisatiemogelijkheden en functionaliteiten biedt. Het maken van een KPI dashboard kan een waardevolle investering zijn om de prestaties van een organisatie te volgen en te verbeteren.
Ben jij klaar om de stap te zetten met dashboarding en jouw organisatie van KPI dashboards te voorzien? Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.