In gesprek met ondernemers komen we vaak tegen dat ze Excel gebruiken voor het maken van rapportages en inzichten. Tegelijkertijd horen we dat dit proces niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig is. Daarom is het begrijpelijk dat bedrijven voortdurend op zoek zijn naar de beste manieren om hun gegevens inzichtelijk te maken.
Twee populaire opties voor dashboarding zijn: Excel en Power BI. Hoewel beide tools krachtige functies bieden voor het visualiseren van gegevens, verschillen ze in hun mogelijkheden en geschiktheid voor geavanceerde gegevensanalyse. In dit blog duiken we dieper in de verschillen tussen Power BI en Excel en helpen we je de juiste keuze te maken voor geavanceerde datavisualisatie.
Het belang van datavisualisatie
Voordat we dieper ingaan op de vergelijking tussen Power BI en Excel, is het belangrijk om het belang van datavisualisatie te begrijpen. Datavisualisatie is het proces van het weergeven van gegevens op een visueel aantrekkelijke en begrijpelijke manier. Zo kun je je data omzetten in overzichtelijke grafieken, diagrammen en dashboards, waardoor het makkelijker wordt om trends of patronen te zien.
Gegevens effectief visualiseren en interpreteren is van onschatbare waarde. Denk maar eens terug aan de laatste keer dat je een rapport of presentatie moest voorbereiden. Waren grafieken en diagrammen niet veel overtuigender dan enkel tekst? Dat klopt. Datavisualisatie helpt om complexe gegevens te begrijpen en betere beslissingen te nemen. Het zorgt ervoor dat je data in een groter perspectief ziet.
Wat is Excel?
Iedereen kent Excel. Wanneer het over datavisualisatie en het maken van grafieken gaat, wordt hier vaak als eerste aan gedacht. Het is al jaren een van de meest gebruikte programma’s voor het maken van spreadsheets, dataverwerking en -analyse. Je kunt er gegevens mee invoeren, berekeningen en eenvoudige grafieken mee maken. Sommige bedrijven laten zelfs veel van hun processen plaatsvinden in Excel.
Wat is Power BI?
Power BI is een krachtige business intelligence-tool. Net zoals Excel is het ook ontwikkeld door Microsoft. Het is speciaal ontworpen om data te visualiseren en te analyseren. Je kunt er gegevens uit verschillende bronnen mee verzamelen en deze in interactieve dashboards en rapporten laten zien. Dankzij functies zoals filters, slicers en drill-down kunnen gebruikers diepgaande inzichten verkrijgen en data op meerdere niveaus verkennen.
Power BI vs. Excel voor datavisualisatie
Power BI is een veel betere tool dan Excel om rapportages in te maken. Maar waarom?
Gegevensbronnen
Terwijl Excel voornamelijk werkt met gegevens die handmatig worden ingevoerd of geïmporteerd uit beperkte bronnen, kan Power BI gegevens uit een breed scala aan bronnen halen, waaronder je CRM-, ERP-systeem en boekhoudpakket. Dit bespaart je veel tijd en vermindert fouten.
Datavolume
Power BI kan ten opzichte van Excel met veel grotere hoeveelheden gegevens omgaan. Het is namelijk speciaal ontworpen om snel, veel data te verwerken.
Interactiviteit
Power BI blinkt uit in het maken van interactieve dashboards waarin gebruikers gegevens kunnen filteren, inzoomen en verschillende visualisaties kunnen verkennen. Daarmee is het veel dynamischer dan Excel en bekijk je binnen een enkele klik data vanuit een ander perspectief.
Samenwerking
Met Power BI kun je eenvoudig dashboards en rapporten delen met collega's, terwijl Excel meer gericht is op individueel gebruik of vereist dat bestanden handmatig worden gedeeld. We komen het vaak tegen: organisaties die werken met Excelsheets die zo complex zijn, dat vaak nog maar één collega begrijpt hoe het werkt en de andere collega geregeld de sheet per ongeluk kapotmaakt.
Wanneer gebruik je Power BI en wanneer Excel?
Power BI is ideaal voor het combineren van gegevens uit meerdere bronnen, het maken van interactieve dashboards, het werken met grote datasets en het delen van rapporten met een team of organisatie. Wanneer je organisatie werkt met meerdere tools/programma's ben je al snel veel tijd kwijt om elk van deze systemen individueel bij langs te gaan. In dit geval heeft Power BI een streepje voor, ten opzichte van Excel. Bovendien ben je ook geen tijd meer kwijt aan het handmatig moeten kopiëren en plakken van gegevens.
We hebben al eerder geschreven over de voordelen en nadelen van dashboarding in Excel. Wanneer je met maar één programma werkt, snel iets wil bekijken en geen diepgaande inzichten nodig hebt, is Excel uitermate geschikt. Met maar één tool is de tijdswinst van Power BI beperkt en misschien de investering niet waard. Wanneer je de keuze gemaakt hebt om over te stappen van Excel naar Power BI, hebben we in een eerder blog uitgelegd hoe je in 5 stappen over kan gaan. Power BI is de beste oplossing voor organisaties die aan het groeien zijn of de ambitie daartoe hebben.
Wat zijn de kosten van Power BI vergeleken met Excel?
Power BI heeft zowel een gratis versie als betaalde versies, zoals Power BI Pro. De kosten variëren afhankelijk van de behoeften van je organisatie, maar zijn €9,40 per gebruiker per maand voor Power BI Pro en €18,70 per gebruiker per maand voor Power BI Premium. Ook is er een organisatie-licentie welke €4.675,60 per maand kost. Bij deze versie zit er geen limiet aan het aantal gebruikers. Met de gratis versie is het niet mogelijk om rapporten te kunnen delen met anderen. Over de verschillen tussen deze versies en wat er mogelijk is met de gratis versie hebben wij uitgebreid in een eerder blog geschreven.
Op het moment van schrijven is de goedkoopste zakelijke versie van de desktop-app van Excel beschikbaar in het pakket ‘Microsoft 365-apps voor bedrijven’ en kost €9,80 per gebruiker per maand. Maar Excel is onderdeel van meerdere Microsoft-pakketten en de kans is groot dat je hier al gebruik van maakt. Voor geavanceerde datavisualisatie en de mogelijkheid om te kunnen samenwerken met collega's loont de investering in een betaalde Power BI versie al snel.
Hoe moeilijk is het leren werken met Power BI vergeleken met Excel?
Hoewel Excel voor velen bekend is, heeft Power BI een interface die erg eenvoudig aan te leren is. Wanneer je ervoor kiest om een dashboard te laten maken is het grootste voordeel dat je direct inzicht hebt, zonder zelf aanpassingen te hoeven doen. Dit maakt het voor je als eindgebruiker makkelijk om snel waardevolle inzichten te verkrijgen. Natuurlijk kun je, als je dat wilt, zelf aanpassingen doen. Het leren ontwerpen en maken van diepgaande visualisaties in Power BI vereist wel meer oefening dan het gebruikmaken van een dashboard.
Conclusie
Zowel Excel als Power BI zijn krachtige instrumenten voor datavisualisatie. Excel blijft een betrouwbare keuze voor basis dataverwerking en snelle analyses. Aan de andere kant biedt Power BI een geavanceerde, interactieve benadering van datavisualisatie, waardoor organisaties diepgaande inzichten kunnen verkrijgen, zonder tijd kwijt te zijn aan het handmatig opzoeken, kopiëren en plakken van gegevens.
De keuze tussen Excel en Power BI hangt uiteindelijk af van je specifieke behoeften, de complexiteit van je gegevens en de mate van inzicht die je wilt bereiken. Voor bedrijven die op zoek zijn naar een tool die directe, heldere inzichten biedt zonder de noodzaak van periodieke aanpassingen, kan Power BI de ideale oplossing zijn. Mocht je benieuwd zijn naar andere tools zoals Power BI, dan verwijzen we je graag naar onze vergelijking tussen Qlik, Tableau en Power BI.
Neem contact met ons op om meer te leren over de mogelijkheden van Power BI dashboards voor jouw organisatie.