In 5 stappen van dashboarding in Excel naar Power BI

Bedrijven gebruiken al decennialang Excel om hun KPI’s bij te houden en om dashboards te maken. Logisch, want het programma is gebruiksvriendelijk en veelzijdig waardoor het voldoet aan de meeste behoeften van ondernemers. Maar met de opkomst van Business Intelligence (BI) tools, zoals Microsoft Power BI, raakt Excel snel verouderd en heeft het beperkte mogelijkheden om inzicht te geven op de hedendaagse samenleving. Waarom is het afstappen van dashboards in Excel verstandig en hoe maak je deze overstap? 

Waarom zou je afstappen van dashboarding in Excel

Ondanks het gebruiksgemak van Excel, om gegevens eenvoudig om te toveren naar visualisaties en dashboards, is dashboarding in Excel, in de meeste gevallen, tegenwoordig een verouderde keuze. Dit met het oog op het ruime aanbod aan alternatieven. Redenen om af te stappen van dashboarding in Excel:

• Beperkte dataverwerking: De mogelijkheden om data te verwerken zijn beperkt in Excel. Bij grote hoeveelheden data kan het programma vastlopen.
   
• Visualisatiemogelijkheden: Vergeleken met moderne Business Intelligence tools zijn de visualisatiemogelijkheden beperkt in Excel. Hierdoor moet je vaak meerdere visualisaties maken, waarvoor je in een tool zoals Power BI maar een enkele grafiek nodig hebt. 
   
• Beperkte real-time data: In Business Intelligence tools koppel je een dashboard met je databron(nen), waardoor visualisaties real-time geüpdatet worden. Dit scheelt veel tijd en voorkomt ook fouten, omdat data op een consistente manier hernieuwd wordt. Excel is hier niet geschikt voor. Je zult data zelf uit meerdere systemen moeten kopiëren en plakken in Excel om vervolgens de visualisaties te maken. Dit kost veel tijd en is een foutgevoelig proces. Er zijn mogelijkheden beschikbaar om databronnen real-time te koppelen met een Excelsheet, maar de mogelijkheden hiervoor zijn in een Business Intelligence tool veel uitgebreider. 
   
• Lastig om te delen: Hoewel het delen van een Excel-bestand eenvoudig is, wordt het complexer wanneer je het vervolgens vernieuwt met nieuwe data of de visualisaties aanpast. Met Excel zullen aangepaste bestanden steeds opnieuw gedeeld moeten worden en de ervaring leert dat in veel organisaties medewerkers gebruikmaken van verschillende versies van hetzelfde dashboard. Dit zorgt ervoor dat besluiten gemaakt worden op basis van inconsistente en verouderde informatie. 

 

Eerder schreven we al een blog over de voor- en nadelen van dashboarding in Excel. 

Wat is Power BI? 

Excel is een tool van Microsoft. Microsoft zag zelf al in dat Excel niet volstaat voor veel organisaties en bouwde daarom het programma Microsoft Power BI. Power BI is een business intelligence tool waarmee bedrijven real-time inzicht kunnen krijgen in hun gegevens middels visuele interactieve dashboards.  

Met dashboarding in Microsoft Power BI ben je in staat om grote hoeveelheden data te verwerken, transformeren en naar wens te filteren. Op basis van de data is het mogelijk real-time visualisaties te maken, afhankelijk van de wensen. De gemaakte visualisaties kunnen in een dashboard geplaatst worden, welke vervolgens eenvoudig te delen is met collega’s en externen.

De 5 stappen om over te stappen   

Overstappen van Excel naar Power BI klinkt misschien als een lastige opgave, maar hoeft dit niet te zijn. Daarom geven wij je hier 5 stappen, zodat ook jij op een efficiënte manier de overstap van dashboarding in Excel naar dashboarding in Power BI kunt maken! Hier zijn de 5 stappen die wij je aanbevelen: 

1. Identificeer je huidige KPI’s en rapportages 
   Voordat je de overstap maakt, is het belangrijk om te weten welke KPI’s en rapportages momenteel worden gebruikt in Excel. Deze kun je vervolgens ook implementeren in je Power BI dashboard. 
    
2. Bepaal je bedrijfsprocessen 
   Analyseer welke bedrijfsprocessen zich afspelen in je bedrijf. Elk bedrijfsproces genereert data en heeft invloed op de prestaties van je bedrijf.
    
3. Breng je data in kaart 
   Voordat je begint met het bouwen van dashboards in Power BI, moet je je data in kaart brengen. Dit betekent dat je moet weten waar je data vandaan komt en hoe het gestructureerd is. Doordat je je bedrijfsprocessen bepaald hebt kom je er zo ook achter of er nog data ontbreekt over je bedrijfsprocessen. 
    
4. Importeer je data in Power BI 
   Power BI ondersteunt een breed scala aan databronnen. Deze kun je direct koppelen, waardoor de data real-time geüpdatet wordt. Wanneer je een stap verder wil gaan met je data en/of meerdere databronnen hebt is het raadzaam de data te verzamelen in een datawarehouse. Dit is een speciaal type database/opslagplaats waarin al je data vanuit verschillende bronnen verzameld worden en ook historische data vastgelegd wordt. Hierdoor ontstaat een betere datakwaliteit en ben je veel minder afhankelijk van individuele softwareaanbieders.
    
5. Maak je dashboards 
   Nu al je data geïmporteerd is in Microsoft Power BI kan je beginnen met het maken van dashboards. Power BI biedt op eenvoudige wijze meer geavanceerde mogelijkheden dan Excel voor het analyseren en visualiseren van data. Ondanks dat je oude dashboards van Excel een goede inspiratiebron zijn, hoef je je hierdoor niet te laten beperken.

 

Waar op letten bij het overstappen naar Power BI 

Met overstappen naar Power BI zet je als organisatie een stap verder op het gebied van datagedreven werken. Besluitvorming baseren op basis van data en inzicht krijgen in processen kan leiden tot een efficiëntere organisatie, waarin de werkdruk omlaag gaat en er tijd wordt bespaard.  

Er zijn wel een aantal veelgemaakte fouten bij het ingebruiknemen van Power BI. In het enthousiasme willen bedrijven vaak te snel aan de slag met dashboarding. De verbindingen met databronnen worden dan vaak slecht opgezet, waardoor bij een kleine aanpassing in de databron de verbinding niet meer werkt. Het repareren van de verbindingen en het deels opnieuw moeten transformeren van de data kost op deze manier veel tijd. 

Door hier voldoende aandacht aan te besteden en verbindingen op een robuuste manier op te zetten, zodat deze ook overweg kunnen met uitzonderingsgevallen in de data en kleine aanpassingen in de databronnen, bespaar je veel tijd en ergernis op de langere termijn. 

Het maken van verbindingen tussen Power BI en je databronnen kan nog beter door het gebruik van een datawarehouse. Zoals eerder beschreven, is dit een speciaal type database waarin je data verzameld wordt vanuit verschillende bronnen en ook de historische stappen worden vastgelegd. Neem bijvoorbeeld een bestelling in een webshop: in de originele databron wordt de status hiervan steeds bijgewerkt, bijvoorbeeld van ontvangen naar verwerkt naar verzonden. In een datawarehouse worden alle tussenstappen opgeslagen. Hierdoor kun je ook analyseren hoeveel tijd elke stap heeft gekost.  

Door geen datawarehouse te gebruiken maar direct te verbinden met de databronnen ben je ook afhankelijker van jouw softwareleveranciers. Wanneer deze besluiten bepaalde data niet meer beschikbaar te stellen of wanneer ze een storing hebben, kan je niet meer bij je data en werkt daardoor je dashboard niet meer. Dit is al problematisch bij een storing in één van je databronnen, omdat analyses vaak gemaakt worden door gegevens uit meerdere bronnen te combineren. Door data in een datawarehouse op te slaan is het dus mogelijk om geavanceerdere analyses te maken en ben je minder afhankelijk van je softwareleveranciers. 

Bij het overstappen van dashboarding in Excel naar Power BI wordt vaak ook teveel door de bril van Excel gekeken. Hierdoor blijft het bij relatief eenvoudige KPI’s, dat terwijl het met Power BI mogelijk is om nog geavanceerdere analyses te maken, die meer inzage geven in je processen en optimalisatiemogelijkheden. Ook zijn visualisaties in Power BI interactief en kan je middels klikken op een grafiek simpel filteren en doorsnedes maken, terwijl je hier in Excel meerdere grafieken voor zou maken. 

Tot slot is er vaak onvoldoende kennis en kunde intern om professionele doordachte dashboards te maken. Daardoor worden vaak voor elke interne informatievraag aparte dashboards of visualisaties gemaakt, welke vervolgens vaak niet gebruiksvriendelijk zijn. Dit resulteert in een overvloed aan dashboards, welke na een poos niet meer gebruikt worden.  

Door goed na te denken over hoe je dashboards wilt gebruiken in je organisatie is het mogelijk deze breder beschikbaar te maken aan meerdere collega’s en is het ook de tijd waard om deze op een professionele gebruiksvriendelijke manier in te richten, zodat dezelfde dashboards een lange periode gebruikt kunnen worden. 

Wil je het maken van dashboards of een datawarehouse uit laten besteden? Of wil je hier graag hulp en advies bij hebben? We drinken graag een bak koffie met je om er over verder te praten.