Wat is datagedreven werken en hoe helpt het organisaties?

Wat is datagedreven werken en hoe helpt het organisaties?

Door: Max Steg

25 mei 2023

Meerdere onderzoeken hebben aangetoond dat wanneer organisaties datagedreven werken ze succesvoller zijn. In datagedreven organisaties wordt circa 8% meer winst behaald. Ook besparen bedrijven 10% in kosten wanneer ze data toepassen in hun bedrijfsvoering. Data vormt in veel organisaties daarom een steeds belangrijkere rol in de dagelijkse bedrijfsvoering. Maar wat is datagedreven werken en hoe helpt het organisaties? 

Wat is datagedreven werken? 

Bij datagedreven werken voer je je werkzaamheden uit op basis van data en de informatie die je daaruit haalt. Binnen een datagedreven organisatie speelt data bij alle afdelingen en medewerkers een belangrijke rol. De koers die gevaren wordt en de besluiten die genomen worden zijn op basis van de inzichten verkregen uit data.  

De mate waarin datagedreven werken per organisatie wordt toegepast is verschillend. We maken hierbij onderscheid tussen twee niveaus van werken: volledig datagedreven en data-geïnformeerd. Bij volledig datagedreven werken is onze menselijke intuïtie en het besluiten op basis van ervaringen van ondergeschikt belang ten opzichte van de data-inzichten. In het geval van data-geïnformeerd werken nemen besluitvormers de beslissingen vanuit intuïtie, eigen kennis en ervaring, waarbij ze geïnformeerd worden door data en de inzichten vanuit data-analyses. 

Waarom zou je datagedreven willen werken? 

Datagedreven werken is niet meer weg te denken uit vele sectoren. Bijvoorbeeld binnen de e-commerce, supply chain, gemeenten en het MKB. Datagedreven organisaties hebben in deze tijd een voorsprong op traditionele organisaties. Waarom? Een datagedreven werkwijze biedt voordelen.  

Binnen een organisatie worden beslissingen vaak gemaakt op basis van intuïtie en ervaringen, meestal in overleg met anderen en na goed nadenken. Dit maakt het nemen van beslissingen tijdrovend. Ook zijn beslissingen hierdoor gebaseerd op verouderde informatie en bevooroordeeld. Deze problemen spelen, mits goed toegepast, bij datagedreven werken en besluitvorming niet. 

Door het gebruik van data, analyses en real-time dashboards kunnen besluiten snel genomen worden. Tegelijkertijd wordt er daarbij rekening gehouden met zowel historische als real-time data. Dit resulteert in beter functionerende processen, een hogere productiviteit, lagere kosten en meer winstgevendheid. Deze effecten worden nog verder versterkt wanneer data gebruikt wordt om processen te automatiseren. 

Binnen een datagedreven organisatie kunnen ook ontdekkingen gedaan worden die in andere organisaties niet plaatsvinden. Door patronen in data vast te stellen kunnen bijvoorbeeld behoeftes van klanten en medewerkers beter in kaart gebracht worden, waardoor de klant- en medewerkerstevredenheid stijgt. 

Data stelt je in staat snel tot goed onderbouwde besluitvorming te komen en tijdrovende of handmatige processen te automatiseren. Hierdoor heb je meer tijd over, zet je je geld op de juiste plekken en momenten in, reduceer je de werkdruk voor je medewerkers en kan je bedrijf concurreren met grote partijen. MKB'ers beschikken over meer data dan vaak zelf gedacht. 

De omslag naar een datagedreven werkwijze hoeft niet veel financiële middelen te kosten, maar vereist wel enige tijds- en geldinvestering. Om deze omslag optimaal uit te voeren kan de kennis en ervaring van een data consultant van pas komen. Lees hier meer over de 6 gebieden waarmee data consultancy jouw bedrijf kan helpen. 

Hoe begin je met datagedreven werken? 

Datagedreven werken binnen een organisatie bestaat uit de juiste praktische methodes gebruiken en een passende denkwijze en bedrijfscultuur. Een datagedreven werkwijze kan complex gemaakt worden, maar hoeft dat niet te zijn.  

Om aan de slag te gaan met datagedreven werken heb je het volgende nodig: 

  1. De juiste denkwijze en bedrijfscultuur
    Het is van groot belang dat de gehele organisatie wil gaan werken met en denken vanuit data. Dus het nut van een datagedreven werkwijze moet niet alleen vanuit het management ingezien worden. Door een open bedrijfscultuur te creëren en iedereen te betrekken bij de transitie wordt dit mogelijk. Medewerkers, ongeacht de afdeling, dienen geïnformeerd en betrokken te worden bij de ontwikkelingen in het proces.
     
  2. Datastrategie 
    Het opzetten van een datastrategie voor de organisatie is essentieel. Welke doelstellingen zijn er? Wat is er nodig om deze doelen te behalen? Welke data wordt er verzameld en wie heeft daar toegang toe? Door het opzetten van een datastrategie voorkom je verrassingen en wordt de kans op een soepele overgang naar een datagedreven werkwijze groter. 
     
  3. De beste tools 
    Door vast te stellen welke doelen je organisatie heeft, is het mogelijk de best bijhorende tools daarbij te zoeken. Bijvoorbeeld een business intelligence tool als Power BI om real-time dashboards in te maken. 

Waar op letten bij het kiezen van de beste tools:

  • De gestelde doelen: wil jouw organisatie inzichten creëren, bijvoorbeeld door rapportages en dashboards, of juist processen automatiseren? 
  • De branche van je organisatie 
  • De grootte en het budget van je organisatie 

Naast bovengenoemde aspecten is voor datagedreven werken, logischerwijs, ook data vereist. Een groot deel van de organisaties onderschat de hoeveelheid data waarover ze beschikken. De data uit al je gebruikte IT-systemen/software en tools kan gebruikt worden, maar ook je Excelsheets of teksten. In het geval van teksten (textuele data) kan niet alleen de inhoud van de tekst gebruikt worden, maar ook de eigenschappen van de tekst (e.g. de totale tekstlengte, gemiddelde woordlengte, het type woorden) of gegevens over vanaf welk apparaat of op welk tijdstip de tekst verzonden is. Door je teksten te analyseren kun je ze optimaliseren voor je beoogde doelen. 

Voor welke organisaties is datagedreven werken geschikt? 

Een datagedreven bedrijfscultuur is, in tegenstelling tot vaak gedacht, niet enkel bestemd voor grote organisaties. Het klopt dat grote organisaties vaak over meer data beschikken dan kleine en middelgrote organisaties. Echter, het verzamelen van alle data, een datagedreven bedrijfscultuur creëren en impact maken is ook lastiger voor grote organisaties.  

Bij kleine en middelgrote bedrijven kan laagdrempelig en snel van start gegaan worden met datagedreven werken. Hierdoor worden al vlug resultaten geboekt. Zoals beschreven beschikken organisaties vaak over meer data dan ze vooraf dachten. Daarnaast kunnen ook externe databronnen gebruikt worden om de bedrijfsprocessen te verbeteren. 

Wil je meer weten? Plan een vrijblijvende kennismaking met ons in om erachter te komen welke mogelijkheden er zijn van datagedreven werken voor jouw organisatie en of het de moeite waard is om hier tijd en geld in te steken. 

Zullen we kennismaken?

Ik vertel graag hoe we jou kunnen helpen met data,
dashboards en datagedreven werken.

Foto van Max Steg

Max Steg

Oprichter FRISCON

Recente blogs