Organisaties maken gebruik van steeds meer IT-oplossingen en laten steeds meer bedrijfsprocessen digitaal plaatsvinden of vastleggen. Daardoor ontstaat er binnen bedrijven veel potentieel waardevolle data. Door deze data te analyseren kunnen bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd en kunnen kansen snel worden geïdentificeerd. Zo wordt besluitvorming eenvoudiger gemaakt en kunnen organisaties veel tijd besparen. Deze analyses kunnen geautomatiseerd gemaakt worden en gevisualiseerd worden middels dashboarding (data dashboards).
Om hier als organisatie klaar voor te zijn moet alle (historische) data in detail en begrijpelijk opgeslagen worden. Hiervoor zijn productie databases niet geschikt, omdat deze geoptimaliseerd zijn op efficiëntie en snelheid voor de applicaties waarmee ze verbonden zijn, maar is een datawarehouse benodigd.
Tot slot is er voldoende datageletterdheid, kennis over datagedreven werken, benodigd binnen de organisatie. De omslag naar een datagedreven bedrijf hoeft niet veel financiële middelen te kosten, maar vereist wel enige tijds- en geldinvestering. Om deze investering optimaal tot z’n recht te laten komen kan een data consultant van pas komen.
Wat zijn de voor- en nadelen van data consultancy?
Bij de omslag naar een datagedreven organisatie komt dus veel kijken. De keuzes die je nu maakt hebben veel invloed op de toekomst. Het is vervelend wanneer je toekomstige businessvraag niet beantwoord kan worden met de data in je datawarehouse of wanneer je opnieuw moet investeren om je datawarehouse te herstructureren. Een data consultant voorkomt dit soort gevallen.
Hij of zij brengt namelijk kennis en expertise mee over datagedreven werken, dashboarding en datawarehouses. Dit is dus niet hetzelfde als de data al in je database hebben en denken daarmee klaar te zijn! Naast kennis en expertise kijkt een data consultant ook met een frisse blik naar je organisatie en valt hem of haar daardoor zaken op, die jullie intern niet opvielen.
Het nadeel van data consultancy zijn de extra kosten voor de consultant. Met een goede consultant verdien je deze kosten terug. Daarnaast zijn er manieren om de kosten beperkt te houden, zoals het maken van goede afspraken. Maar laat de consultant vooral ook intern met je collega’s mee werken in de organisatie. Hierdoor blijft de organisatie betrokken en kan bijvoorbeeld je eigen IT-afdeling een deel van het uitvoerende werk zelf verrichten.
Een tweede nadeel van een data consultant is dat de kans ontstaat dat je zelf minder betrokken bent bij de transformatie naar een datagedreven organisatie en minder van de materie begrijpt. Een goede data consultant voorkomt dit. Het blijft ook je eigen verantwoordelijkheid om betrokkenheid te blijven tonen.
De 6 gebieden waarmee data consultancy jouw bedrijf kan helpen
Het gebruikmaken van data consultancy heeft dus voordelen en nadelen. Deze nadelen zijn te voorkomen door de ingehuurde partij betrokkenheid te geven intern in je organisatie, maar ook door zelf bij het proces van de consultant betrokken te blijven. Maar, op welke gebieden kan data consultancy jouw bedrijf verder helpen?
Dataverzameling, datakwaliteit en databeheer
Data en gegevens zijn de basis voor datagedreven inzichten. De verzameling en het beheer van data moet dus op een betrouwbare en robuuste wijze worden uitgevoerd. Hiermee voorkom je onbruikbare data in de toekomst. Hetzelfde geldt voor de datakwaliteit: een data consultant kan je helpen om corrupte of ontbrekende data aan te vullen of te verbeteren, zodat je dataset waardevol blijft.
Door gebruik te maken van data consultancy word je ook op mogelijkheden gewezen waaraan je vooraf niet had gedacht. Bij het begrip data wordt vaak enkel gedacht aan de beschikbare data in een of meerdere databases. Terwijl het juist interessant is om data te verzamelen uit andere processen binnen je bedrijf, bijvoorbeeld bezoekersaantallen of communicatie. Door na te denken over data die wel aanwezig is binnen je bedrijf, maar nog niet vastgelegd wordt, is het mogelijk om tot krachtige resultaten te komen.
Data analyse
Waarschijnlijk heeft jouw organisatie voor een groot deel wel helder welke analyses van de data jullie graag zou willen hebben. Op het gebied van sales zijn dit bijvoorbeeld de verkopen per regio of per salesverantwoordelijke. Maar vaak hebben ondernemers dan enkel beschrijvende analyses in gedachten: een afspiegeling van hoe de situatie de afgelopen periode was. Dat is bruikbare informatie, maar het analyseren van data wordt nog veel interessanter als het gaat om geautomatiseerde analyses die uitleggen waarom de situatie zo was, hoe de situatie gaat zijn of die uitleggen welke acties je nu moet nemen om je bedrijf de doelen te laten behalen die je gesteld hebt. Hiervoor is kennis benodigd van analysemethodes voor elk van de vier gradaties van data analytics. Lees hier meer over deze vier gradaties en de verschillen ertussen.
Infrastructuur en architectuur van data
Een toekomstbestendige datagedreven organisatie zorgt voor een goede infrastructuur en architectuur voor alle aanwezige data. Het maken van analyses en visualisaties op basis van een database welke ook voor andere dagelijkse processen gebruikt wordt is een goed voorbeeld van een af te raden infrastructuur. Sommige bedrijven gaan een stap verder en dupliceren al hun data uit verschillende bronnen naar een datawarehouse. Ja, een datawarehouse is in essentie een verzameling van je data uit verschillende bronnen. Maar de manier waarop data wordt geordend in je datawarehouse en hoe een datawarehouse omgaat met het vastleggen van processen is compleet anders ten opzichte van een traditionele database.
Bij het inrichten en opzetten van je datawarehouse kan een data consultant van pas komen. Daarmee zorg je ervoor dat je ook de analyses en visualisaties kan maken die je nu nog niet in beeld heb, maar over een jaar wel. Ook waarborg je hiermee dat de data dermate opgeslagen is dat het geschikt is voor analyses en ook begrijpelijk is voor business users, en niet enkel voor de IT-afdeling.
Implementatie van Business Intelligence tools
Zodra de data is verzameld en wordt beheerd in een datawarehouse, is het mogelijk, op basis van data, analyses en visualisaties te maken. Bijvoorbeeld met een business intelligence tool als Microsoft Power BI. Veel bedrijven trappen op dit gebied in een aantal valkuilen; bij het maken van dashboards en rapportages wordt vaak geen regie genomen.
Dat resulteert erin dat dashboards inefficiënt ingericht worden en er een wirwar ontstaat aan gemaakte dashboards. Er wordt daardoor tijd gestoken in het maken van real-time visualisaties, waar een paar maanden later nooit meer naar gekeken wordt. Iedere medewerker of afdeling maakt constant zijn eigen dashboards, terwijl veel afdelingen vaak ten dele dezelfde informatie nodig hebben. In zulke situaties worden visualisaties en analyses vaak meerdere malen gemaakt, maar met verschillende onderliggende aannames. Daardoor ontstaat verwarring doordat ‘dezelfde’ analyses afwijkende uitkomsten hebben.
Met behulp van een data consultant kom je tot een beperkte selectie dashboards, waarbij analyses en visualisaties met gelijke aannames gemaakt zijn. De indeling ervan is logischer waardoor de tijd om visualisaties te interpreteren minimaal wordt. Een data consultant kan deze kennis ook naar je overbrengen, zodat wanneer je bedrijf in de toekomst behoefte heeft aan andere dashboards jullie niet alsnog slachtoffer worden van de genoemde valkuilen.
Opzetten van een datastrategie
Een groeiend bedrijf met de ambitie om datagedreven beslissingen te maken doet er goed aan een datastrategie op te zetten. In een datastrategie worden jullie doelen omtrent datagedreven werken vastgesteld en wordt een plan omschreven hoe deze te bereiken.
Bijvoorbeeld, welke tools gaan gebruikt worden en welke mensen en/of skills zijn hier, op de langere termijn, voor benodigd. Ook stelt het kaders vast omtrent vraagstukken rondom privacy en ethiek. Bijvoorbeeld in welke mate gaan en mogen jullie persoonsgegevens gebruiken voor data analyses, welke medewerkers hebben toegang tot welke data of hoelang wordt data bewaard en aan welke standaarden moet de dataopslag voldoen? Voor het opstellen van een datastrategie is veel kennis benodigd op verschillende vlakken omtrent data: IT, datastromen, bedrijfsprocessen en ethiek.
Het bouwen van dashboards en datawarehouses
Elke organisatie is verschillend: de een heeft een complete interne ICT-afdeling, de andere organisatie heeft juist geen enkele ICT'er in dienst. Wanneer je ervoor kiest om gebruik te maken van data consultancy, zorg er dan voor dat deze aanvullend werkt op de kennis en vaardigheden die je al in huis hebt.
In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld dat een data consultant voor een organisatie samenwerkt met de IT-afdeling, zodat deze afdeling zelf een datawarehouse kan opzetten, met begeleiding van de consultant, waarna de consultant de gewenste dashboards maakt. Terwijl in een andere organisatie de data consultant, door het ontbreken van interne IT-kennis, daarbij ook het gehele datawarehouse opzet.
FRISCON
Met FRISCON richten we ons op MKB’ers die meer met hun data willen doen. We voorkomen kostbare IT-projecten en zetten eenvoudige en betrouwbare oplossingen op. Wil je meer weten over hoe wij jouw organisatie omtrent data verder kunnen helpen? We drinken graag een bak koffie met je.