Wanneer je als organisatie de overstap naar datagedreven werken wilt maken is het opstellen van een datastrategie van cruciaal belang. Het overgaan naar een datagedreven werkwijze biedt een verscheidenheid aan voordelen, zoals lagere kosten en hogere effectiviteit van processen, maar brengt ook risico’s met zich mee. Dergelijke risico’s worden beperkt met een datastrategie. Wat is een datastrategie en hoe stel je deze vast voor jouw organisatie?
Met datagedreven werken stuur je op basis van data en de informatie die je daaruit haalt. Binnen een organisatie die datagedreven werkt, speelt data bij alle afdelingen en medewerkers een belangrijke rol. De besluiten die genomen worden zijn op basis van de inzichten verkregen uit data. We leggen hier uit wat het verschil tussen data en informatie is.
Eén van de drie hoofdaspecten om succesvol aan de slag te gaan met datagedreven werken is het opzetten van een datastrategie. Datagedreven werken vereist een goede voorbereiding. Meer dan 80% van de datagedreven projecten faalt! Met het opstellen van een datastrategie bevorder je de kansen van succes voor jouw organisatie.
De 8 onderdelen van een datastrategie
Een datastrategie is het fundament van een datagedreven werkwijze binnen een organisatie. In de strategie worden verschillende onderdelen beschreven, waaronder:
Startpunt Een beschrijving van waar de organisatie momenteel staat: in welke mate wordt er al gebruikgemaakt van data om inzichten te creëren en hoe worden deze inzichten toegepast in de besluitvorming? Ook moet er gekeken worden naar de vraag over hoe bewust de organisatie zich al is van de beschikbare data.
Doelstellingen Een data driven organisatie heeft veel voordelen ten opzichte van traditionele organisaties. De wens om datagedreven te werken ontstaat vaak door de realisatie dat er kansen onbenut blijven of juist vanuit noodzaak om processen te verbeteren en de concurrentie bij te benen. Daarom is het belangrijk om deze noodzakelijkheden of kansen in beeld te brengen en om te zetten naar heldere doelstellingen waar de organisatie naartoe wil. Dit kan gerealiseerd worden met datagedreven werken.
Werkwijze Om de doelstellingen te behalen is een plan van aanpak nodig. De beschreven werkwijze in de datastrategie is geen tot in detail uitgewerkte technische omschrijving over hoe de gerealiseerde doelstellingen bereikt moeten worden. Het is wél een abstracte uitwerking over de te nemen koers die de organisatie wil varen. Er leiden meerdere wegen naar Rome. Overstappen naar datagedreven werken binnen je organisatie is op meerdere manieren en in meerdere gradaties mogelijk. Er bestaat bijvoorbeeld een groot verschil tussen volledig datagedreven werken en data-geïnformeerd werken. De juiste aanpak hangt af van de organisatie en het specifieke vraagstuk.
Tools Door in de datastrategie vast te leggen welke tools de organisatie gaat gebruiken, ontstaat er al veel duidelijkheid over de benodigde skills en werkpatronen. Het kan zijn dat er geen passende bestaande software is die aansluit op de gestelde doelen. In dat geval is het nodig software te combineren, software te (laten) ontwikkelen of een add-on te maken voor een bestaand softwarepakket.
Skills De ontwikkeling van skills en vaardigheden kost tijd. Om de omslag naar datagedreven werken soepel te laten verlopen is het verstandig vooraf de benodigde skills voor een datagedreven werkwijze te bepalen en in welke hoeveelheid je deze nodig hebt. Gedurende het transitietraject ben je dan in staat de medewerkers van je organisatie deze skills te laten ontwikkelen. Onderschat de tijd die skillsontwikkeling kost niet!
Mensen Succesvolle data-driven organisaties denken organisatiebreed vanuit data. Data & Analytics is niet enkel bestemd voor het management of data science team. Iedereen binnen een organisatie is onderdeel van een datagedreven cultuur. In de datastrategie waarborg je dit door voor elke functie vooraf vast te leggen welke rol deze functie speelt in deze cultuur. Denk hierbij aan tot welke data en inzichten iemand toegang heeft, hoe deze persoon hiermee om moet gaan en hoe deze persoon actief betrokken wordt bij het proces. Zo hoeft een HR-medewerker niet zelf data-analyses te creëren, maar zijn toegang tot relevante HR-inzichten en het inzetten daarvan wel van belang. Een HR-medewerker heeft daarnaast meer kennis over het HR-proces dan een data scientist en kan suggesties doen welke inzichten evenals relevant zijn. Binnen een datagedreven organisatie denkt elke afdeling vanuit data en wordt er intensief samengewerkt tussen afdelingen.
Ethiek & Privacy Data en de daaruit voortkomende inzichten geven eindeloos veel mogelijkheden. Des te belangrijker is het in een datastrategie vast te leggen hoe aan wet- en regelgeving wordt voldaan, hoe de privacy van alle in- en externe betrokkenen gegarandeerd wordt en hoe met ethische kwesties omgegaan wordt. Hierbij kan gedacht worden aan onder andere het verwijderen van bias (vooroordelen en misrepresentatie) in de gebruikte data en modellen.
Afspraken en regels Tot slot is het van belang duidelijke afspraken te maken. Zoals, welke personen en afdelingen hebben toegang tot welke data, hoe wordt de data bewaard en voor welke termijn, wie is verantwoordelijk voor welk onderdeel van de datastrategie en welke procedure wordt er gebruikt als een afdeling toegang wil tot bepaalde data. Door vooraf duidelijke afspraken te maken worden veel problemen voorkomen en kan er snel gehandeld worden in het geval dat er zich toch een probleem voordoet.
Een datastrategie is geen vaststaand gegeven, maar een dynamisch framework dat voortdurend in beweging blijft. Elk onderdeel van een datastrategie kan veranderen in de loop der tijd en door de onderlinge afhankelijkheden heeft dat ook invloed op de andere onderdelen van de strategie. Dit is geen probleem en ook verklaarbaar door de snelle ontwikkelingen in zowel de markt en de gebruikte technieken van datagedreven werken. Een datastrategie dient daarom gedurende de tijd onderhouden en bijgewerkt te worden. Hierbij is het wel verstandig de aanpassingen kritisch te spiegelen aan de huidige datastrategie. Stel hierbij vragen zoals:
Waarom willen we deze aanpassing maken?
Waarom hebben we destijds de vorige keuze gemaakt, zoals in de datastrategie beschreven?
Waarom is de voorgestelde aanpassing een verbetering ten opzichte van de vorige keuze?
Hoe verhoudt de voorgestelde aanpassing zich tot de rest van de datastrategie?
Waar dien je op te letten bij het opzetten van een datastrategie?
Het opzetten van een datastrategie wordt vaak onderschat. Door het enthousiasme om voordeel te behalen uit data en inzichten wordt aan dit onderdeel te weinig aandacht geschonken. Denk bij het opzetten van een datastrategie onder andere aan de volgende punten:
De gehele organisatie betrekken Zoals beschreven is de gehele organisatie onderdeel van een datagedreven cultuur. Draag er daarom zorg voor dat iedereen vanaf het begin betrokken wordt bij het proces, en niet alleen het management en data science team. Hierdoor ontstaan betere ideeën en worden begrip en enthousiasme gecreëerd voor de nieuwe werkwijze.
Bekijk je organisatie vanuit een andere bril Veel organisaties overschatten zichzelf en verwachten bepaalde veelvoorkomende fouten niet te maken. Daarnaast blijkt dat organisaties vaak geen goed beeld hebben over de hoeveelheid data waarover ze beschikken. Door vanuit een andere bril je organisatie te bekijken, bijvoorbeeld met externe ondersteuning, worden dergelijke problemen voorkomen.
Vanuit expertise en kennis handelen Datagedreven werken biedt veel voordelen maar is niet eenvoudig. Intern hiermee aan de slag gaan is interessant en uitdagend, maar vaak is niet alle benodigde expertise en kennis aanwezig om de gehele omslag goed te laten verlopen. Schroom daarom niet externe hulp in te schakelen om jouw organisatie verder te helpen.
Kritisch blijven Blijf voor, tijdens en na het transitietraject naar een datagedreven werkwijze altijd kritisch op jezelf en je organisatie. De gestelde doelen zijn belangrijk, maar niet heilig. Datagedreven werken mag nooit ten koste gaan van mensen. Ook tijdens het project moet continu geëvalueerd worden hoe het proces verloopt en of aan de gemaakte afspraken uit de datastrategie wordt voldaan, en zo niet, wat hiervoor de reden is.
Externe hulp
Het opzetten van een datastrategie en overgaan naar datagedreven werken is niet eenvoudig. Een data driven organisatie heeft veel voordelen ten opzichte van traditionele organisaties, maar de weg daarnaartoe kan uitdagend zijn. We helpen je graag hierbij. Neem contact met ons op voor een gratis vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden van datagedreven werken voor jouw organisatie.